1. Visión general

El módulo de documentos de venta de Gestifácil está pensado para cubrir el ciclo completo de una venta: desde la oferta inicial hasta la factura, el cobro, la preparación de almacén, el envío y la trazabilidad posterior.

2. Documentos disponibles

Documento	Uso principal	Cuándo se usa	Puede convertirse en
Presupuesto	Oferta comercial no obligatoria.	Cuando el cliente pide precio antes de confirmar.	Pedido, albarán o factura.
Pedido	Compromiso de venta.	Cuando el cliente ya confirma una compra.	Albarán o factura.
Albarán	Entrega o salida de mercancía.	Cuando se prepara o entrega material antes de facturar.	Factura.
Factura	Documento fiscal de venta.	Cuando la operación debe quedar emitida fiscalmente.	Rectificativa si hay que corregirla.

Todos estos documentos pueden compartir cliente, líneas, productos, portes, forma de pago, agente, notas e información de seguimiento. La conversión evita volver a introducir datos manualmente.

3. Tipos de factura

Tipo	Descripción	Uso habitual	Reapertura
Normal	Factura ordinaria de venta.	Venta estándar a cliente.	No se reabre tras cierre fiscal.
Proforma	Factura informativa o borrador, sin validez fiscal como factura ordinaria.	Solicitudes previas, pagos anticipados, operaciones pendientes de confirmar.	Sí, mientras no se haya tratado como fiscal.
Simplificada	Factura simplificada o ticket fiscal.	TPV, mostrador o ventas donde proceda factura simplificada.	No se reabre tras cierre fiscal.
Rectificativa	Corrige una factura ya emitida.	Devoluciones, errores de precio, errores fiscales, ajustes posteriores.	No sustituye a borrar la factura original.
Terceros / autofactura	Factura de tercero o autofacturación.	Casos donde se registra una factura con numeración/fecha del tercero o circuito especial.	Fiscal; no reabrible tras cierre.

4. Crear un documento

El flujo básico para crear un documento de venta es similar en presupuesto, pedido, albarán y factura.

4.1 Importación documental: PDF, OCR, IA, CSV y Excel

Gestifácil permite crear documentos de venta a partir de archivos externos, evitando introducir manualmente cabecera, líneas, productos, direcciones y totales cuando la información ya existe en un documento recibido.

Flujo recomendado de importación

Direcciones logísticas detectadas al importar

Cuando una factura, albarán o pedido importado contiene una dirección de entrega distinta de la dirección fiscal, Gestifácil permite revisarla antes de crear el documento. El usuario puede decidir si la guarda como dirección del cliente y si la mercancía se entrega en el mismo país que el almacén de salida.

Duplicados y documentos ya existentes

La importación puede ayudar a detectar documentos ya existentes para evitar duplicados. Cuando encuentra coincidencias, el usuario puede revisar si debe omitir, añadir líneas o actualizar información según el caso.

Importación y stock

Cuando se importan líneas de venta con productos reconocidos, Gestifácil las incorpora usando la misma lógica de alta de productos que una venta manual. Esto significa que se aplican las reglas normales de stock, lotes, trazabilidad, venta sin stock, reservas y FIFO/LIFO/caducidad según la configuración.

5. Cabecera del documento

La cabecera reúne los datos generales que afectan a todo el documento. Algunos se cargan automáticamente desde el cliente, pero pueden revisarse antes de cerrar.

Campo	Qué controla	Ejemplo
Serie	Numeración y familia fiscal del documento.	Serie normal, rectificativa, simplificada o proforma.
Número	Número final del documento.	En facturas fiscales se asigna/controla al cerrar según la serie.
Fecha	Fecha del documento y de la operación.	Fecha de factura, pedido o entrega.
Cliente	Titular del documento.	Nombre fiscal, CIF, dirección, email.
Forma de pago	Condiciones de cobro.	Contado, transferencia, recibo, giro, tarjeta.
Moneda	Divisa del documento si se trabaja con varias monedas.	Euro u otra moneda configurada.
Agente	Comercial asignado.	Vendedor responsable.
Transporte	Agencia, ruta, zona o porte aplicable.	Reparto local, Correos, transportista externo.
Formato de impresión	Plantilla visual y decimales de impresión.	Plantilla con logo, columnas, texto legal, decimales.
Tipo de operación	Clasificación fiscal para sistemas como VeriFactu.	Venta interior, exenta, no sujeta, inversión del sujeto pasivo, exportación.

Dirección de envío, sucursal y centro logístico

La cabecera puede indicar una dirección logística o centro de envío distinto de la dirección fiscal del cliente. Esto sirve para entregas en delegaciones, almacenes, centros de trabajo, dropshipping, tiendas, obras o direcciones temporales.

Botón de ventas y asistencia comercial

La cabecera puede incorporar accesos rápidos a opciones comerciales como ventas anteriores, ventas habituales, ofertas, precios condicionados, liquidaciones, equivalentes, situación del cliente o últimos pedidos. Estas opciones ayudan al vendedor sin tener que salir del documento.

6. Datos del cliente que influyen en ventas

La ficha del cliente no solo guarda datos de contacto. También define cómo se comportan los documentos que se crean para ese cliente.

7. Añadir y gestionar líneas

Las líneas son los productos, servicios o conceptos que componen el documento.

Qué puede contener una línea

Elemento	Función
Producto o servicio	Artículo del catálogo o concepto facturable.
Código y referencia	Identificación interna, código de barras o referencia del cliente.
Descripción editable	Texto que aparecerá en el documento impreso.
Cantidad	Unidades vendidas o facturadas.
Cajas / palets	Venta por embalajes o unidades logísticas.
Alto, ancho, fondo	Venta por medidas cuando el producto lo requiere.
Lote	Lote de entrada o salida, caducidad y trazabilidad.
Almacén y ubicación	De dónde sale el producto.
Precio	Precio unitario antes de impuestos.
Descuento	Descuento de línea.
IVA y recargo	Impuestos aplicados a esa línea.
No imprimir	Permite ocultar líneas en impresión si se necesita.

Servicios pendientes

Si el cliente tiene servicios pendientes de facturar, Gestifácil puede añadirlos al documento como líneas. Esto sirve para empresas de mantenimiento, soporte, asesoría, reparaciones, cuotas o servicios recurrentes.

Compra habitual, ventas anteriores y equivalentes

El usuario puede consultar productos comprados anteriormente por el cliente, artículos habituales, últimos precios aplicados, ofertas vigentes y productos equivalentes para agilizar la venta y mejorar la atención comercial.

Asistente de ventas desde el documento

El botón Ventas abre un panel comercial pensado para atender al cliente sin abandonar el documento. Desde ese panel se pueden consultar opciones útiles para vender mejor, repetir productos, revisar promociones o detectar alternativas.

Añadir desde el asistente

Cada listado puede mostrar la cantidad recomendada o la última cantidad comprada. Si hay stock, el usuario puede indicar unidades y añadir el producto al documento. Si el producto ya está en el documento, el sistema puede mostrarlo como ya añadido y permitir sumar unidades.

Cuando no hay stock

Si no hay stock disponible, el sistema debe informar claramente con una etiqueta SIN STOCK. En ese caso puede ofrecer la opción Pedir para cliente, creando o reutilizando un pedido abierto a nombre del cliente para dejar registrada la solicitud.

Condición de precio aceptada por el cliente

Cuando se pide un producto sin stock para un cliente, puede indicarse si el cliente acepta una subida de precio. Por ejemplo: solo si vale igual, da igual si sube o acepta hasta un porcentaje máximo de subida. Esta información ayuda a compras a decidir si conviene pedirlo al proveedor.

Venta por cajas, palets y medidas

El sistema permite trabajar con unidades logísticas. Esto es importante cuando la venta comercial no coincide con la unidad real de stock.

Modo	Ejemplo	Qué resuelve
Unidad simple	5 unidades	Venta directa por unidad.
Cajas	2 cajas de 12 unidades	El cliente compra cajas, pero el stock se controla en unidades.
Palets	1 palet de 60 unidades	Venta logística por palet sin perder control unitario.
Medidas	2,5 m² o alto × ancho × fondo	Productos por superficie o volumen.

8. Precios, tarifas y márgenes

Gestifácil puede aplicar precios en función del cliente, de la tarifa, del producto, de ofertas y de reglas internas de coste.

9. IVA, recargo, IRPF, exenciones e ISP

El cálculo fiscal combina los datos del cliente, de los productos y del documento.

Concepto	Qué hace	Ejemplo
IVA	Calcula la cuota de IVA por tipo impositivo.	21%, 10%, 4%, 0% u otros configurados.
Recargo de equivalencia	Suma el recargo si el cliente está marcado con recargo.	Minoristas en régimen de recargo.
IRPF	Resta la retención configurada al total.	Servicios profesionales con retención.
Cliente sin IVA / exento	No suma IVA cuando corresponde.	Operaciones exentas o no sujetas.
Inversión del sujeto pasivo	Permite clasificar operaciones donde el destinatario autorepercute el IVA.	Determinadas operaciones entre empresas.
Tipo de operación fiscal	Clasifica la operación para obligaciones fiscales electrónicas.	Venta interior, exportación, exenta, no sujeta, ISP.

Orden práctico de cálculo

1. Se calcula la base de cada línea.
2. Se aplican descuentos de línea.
3. Se agrupan bases por tipo de IVA.
4. Se aplican descuentos generales si existen.
5. Se calcula IVA.
6. Se calcula recargo si el cliente lo tiene.
7. Se calcula IRPF si el cliente lo tiene.
8. Se añaden portes o suplidos.
9. Se obtiene el total final.

Cliente intracomunitario, exportación y entrega real

La fiscalidad no depende únicamente del país fiscal del cliente. También puede depender de dónde se entrega realmente la mercancía. Por eso Gestifácil permite trabajar con direcciones logísticas o sucursales de entrega.

El tipo de operación fiscal se puede sugerir a partir de los datos del cliente, el motivo de exención, la inversión del sujeto pasivo, el NIF intracomunitario y la dirección de entrega seleccionada.

10. Decimales y redondeos

Gestifácil no trata todos los importes igual: permite decimales diferentes para cantidades, precios, bases, IVA, portes, importes de línea y total final. Esto es importante en sectores donde se trabaja con kilos, metros, superficies, tarifas con muchos decimales o precios unitarios pequeños.

Tipo de decimal	Dónde afecta	Ejemplo
Decimales de cantidad	Cantidad, cajas, palets, alto, ancho, fondo y medidas.	1,250 kg; 2,75 m²; 0,500 unidades.
Decimales de precio	Precio unitario de la línea.	0,1234 €/unidad.
Decimales de importe de línea	Resultado de cada línea.	Importe neto del producto.
Decimales de bases	Bases imponibles agrupadas.	Base 21%, base 10%, base 0%.
Decimales de IVA	Cuotas de IVA y recargo.	IVA 21% = 4,41 €.
Decimales de portes	Importe de transporte, porte automático o suplido.	Portes 6,95 €.
Decimales de total	Total final del documento.	Total factura 123,45 €.

11. Portes, transporte y suplidos

Gestifácil permite trabajar con portes manuales, portes automáticos y suplidos. Esto es útil cuando hay agencias, reparto propio, rutas, zonas, importes mínimos, portes gratis o gastos pagados por cuenta del cliente.

Modo	Qué significa	Cómo afecta al total
Portes manuales	El usuario escribe el importe.	Se suma al documento y puede llevar IVA si corresponde.
Portes automáticos	El sistema propone un importe según transporte, zona, peso o importe.	El usuario puede usar el importe propuesto.
Portes con IVA	El transporte se factura como servicio.	Suma base de portes, IVA y recargo si procede.
Portes como suplido	Gasto pagado por cuenta del cliente.	Se suma al total pero sin IVA ni recargo.
Portes gratis	Condición comercial por importe, cliente o zona.	Puede dejar el porte a cero según reglas configuradas.

12. Stock, lotes y almacén

Gestifácil puede controlar stock desde los documentos de venta. La forma exacta depende del tipo de documento, del estado abierto/cerrado, de la configuración del artículo y del criterio elegido por la empresa para consumir stock.

Cómo elige Gestifácil el stock que sale

Cuando se añade un producto con stock controlado, Gestifácil puede seleccionar automáticamente de qué lote o entrada sale la mercancía. La empresa puede configurar el criterio de salida en las opciones de artículos, dentro de la configuración de la empresa.

Criterio	Cómo funciona	Uso habitual
FIFO	Sale primero el stock más antiguo.	Recomendado para la mayoría de almacenes y para rotación natural de mercancía.
LIFO	Sale primero el stock más reciente.	Útil en casos concretos donde se trabaja con entradas recientes o mercancía apilada.
Caducidad	Sale primero el lote con fecha de caducidad más próxima.	Recomendado en alimentación, cosmética, sanitario, químicos y cualquier producto con fecha.

Qué ocurre si una venta necesita más unidades de las que hay en un lote

Si un producto tiene stock en varios lotes o entradas y la cantidad vendida supera el stock del primer lote, Gestifácil puede repartir la salida entre varios lotes siguiendo el criterio configurado. Esto permite mantener trazabilidad aunque el cliente vea una única venta comercial.

Productos con trazabilidad

Los productos con trazabilidad requieren mayor control. En estos casos debe quedar claro qué lote, almacén y ubicación se usan. En la línea del documento se puede consultar información adicional sobre el stock utilizado, documento de compra asociado, fecha del documento de compra y fecha de alta del lote.

Productos sin trazabilidad

Los productos sin trazabilidad pueden gestionarse de forma más simple. Según permisos y configuración, puede modificarse stock de forma más directa, mientras que los productos trazables deben moverse mediante entradas, salidas, lotes y documentos.

Venta sin stock

Si un artículo permite vender sin stock, el documento puede admitir la línea sin seleccionar lote disponible. Esta opción se usa cuando la empresa quiere permitir la venta aunque el stock informático no esté actualizado o aunque el producto se pida bajo demanda.

Stock al importar ventas

Las ventas importadas desde PDF, OCR, IA, CSV o Excel utilizan la misma lógica de stock que una venta creada manualmente. Si el producto se reconoce y controla stock, se aplicará el criterio configurado: FIFO, LIFO o caducidad. Si el lote viene indicado y se confirma, puede respetarse el lote seleccionado.

Stock en documentos abiertos y cerrados

Situación	Qué significa	Recomendación
Documento abierto	El documento está en trabajo. Puede reservar o preparar información, pero aún puede modificarse.	Revisar cantidades, precios, stock y cliente antes de cerrar.
Documento cerrado	El documento se considera confirmado. Puede afectar a stock, preparación, facturación o fiscalidad.	No cerrar hasta confirmar que las líneas son correctas.
Documento convertido	El documento pasa a otro documento de la cadena, como pedido a albarán o albarán a factura.	No debe tocarse el documento origen si ya quedó bloqueado por conversión.

13. ADP y preparación de almacén

ADP significa albarán de preparación de almacén. Es una herramienta para organizar la preparación física de pedidos, albaranes o facturas antes de la entrega.

Función	Utilidad
Crear preparación	Genera una tarea de almacén desde el documento cerrado.
Picking	El operario prepara productos, cantidades y lotes.
Incidencias	Permite registrar falta de stock, cambios de lote, roturas o problemas.
Validación	Ayuda a comprobar lo preparado antes de entregar o enviar.
Seguimiento	El documento puede mostrar si tiene preparación asociada.

14. Cerrar y reabrir documentos

Un documento abierto se puede modificar. Un documento cerrado se considera confirmado. En facturas fiscales, el cierre tiene especial importancia.

Documento	Abierto	Cerrado	Reapertura
Presupuesto	Editable.	Confirmado para envío o conversión.	Según permisos y estado.
Pedido	Editable y puede reservar stock.	Confirmado para preparación/conversión.	Según reglas de stock y conversión.
Albarán	Editable antes de entrega.	Documento logístico cerrado.	Restringida si hay conversión o ADP.
Factura proforma	Editable.	Borrador/proforma cerrada.	Sí puede reabrirse si no tiene estado fiscal.
Factura fiscal	Antes de emitir puede revisarse.	Emitida, numerada y bloqueada.	No se reabre; se rectifica.

15. Sistemas fiscales y electrónicos

Según módulos contratados y configuración, Gestifácil puede trabajar con obligaciones fiscales y formatos electrónicos.

Tipo de operación fiscal

En facturas puede indicarse o sugerirse el tipo de operación: venta interior normal, operación con inversión del sujeto pasivo, exportación, operación exenta, operación no sujeta u otros supuestos. Esto ayuda a que la información fiscal salga correctamente.

16. Rectificativas

Una rectificativa sirve para corregir una factura ya emitida. No se usa para editar la factura original, sino para dejar constancia de la corrección.

Cuándo crear una rectificativa

• El cliente devuelve parte o todo el pedido.
• Se facturó un precio incorrecto.
• Se aplicó un IVA incorrecto.
• Faltó un descuento o se aplicó de más.
• Hay que corregir una factura ya cerrada.

Pasos para crearla

17. Convertir documentos

La conversión evita duplicar trabajo. Gestifácil permite convertir documentos cerrados a otros documentos de la cadena de venta.

Origen	Destino posible	Uso típico
Presupuesto	Pedido	El cliente acepta la oferta y se genera pedido.
Presupuesto	Albarán	Se entrega directamente desde la oferta aceptada.
Presupuesto	Factura	Se factura directamente sin pedido intermedio.
Pedido	Albarán	Se prepara o entrega el pedido.
Pedido	Factura	Se factura el pedido directamente.
Albarán	Factura	Se factura una entrega realizada.
Proforma	Factura normal	La proforma pasa a factura fiscal.

Conversión de varios documentos

También puede generarse una factura sumando varios documentos, agrupando por cliente o por forma de pago si procede. Esto es útil cuando un cliente tiene varios albaranes pendientes de facturar.

• Permite seleccionar varios documentos.
• Puede agrupar por cliente.
• Puede respetar o ignorar formas de pago, según la opción elegida.
• Puede excluir líneas no imprimibles.
• Puede recalcular o tratar portes según la configuración.

18. Duplicar documentos

Duplicar permite crear un documento nuevo a partir de otro existente. Es útil para repetir presupuestos, generar ventas similares o usar una operación anterior como plantilla.

Qué debe saber el usuario

• El documento duplicado nace abierto para poder revisarlo.
• No debe darse por emitido hasta cerrarlo.
• Se recomienda revisar cliente, fecha, serie, precios, stock, lotes, portes y forma de pago.
• Si se duplica una factura fiscal, el nuevo documento no debe heredar la numeración fiscal cerrada.
• Cuando hay trazabilidad, debe revisarse el lote antes de cerrar.

19. Documentos periódicos

Los documentos periódicos permiten automatizar operaciones repetitivas: cuotas, mantenimientos, servicios recurrentes, alquileres, licencias, contratos o facturas mensuales.

Opción	Qué permite
Usar precio anterior	Genera el nuevo documento con los mismos precios del anterior.
Aplicar porcentaje	Permite subir o bajar precios por porcentaje.
Usar artículo genérico	Permite generar líneas con un artículo general si se desea.
Usar serie origen	Respeta la serie del documento original.
Crear cerrado	Permite generar el documento ya cerrado si la empresa lo quiere así.
Crear agenda	Genera avisos o tareas para revisar renovaciones.
Enviar email cliente	Permite avisar al cliente de la renovación o generación.
Días de aviso	Define cuándo avisar antes de la generación.

20. Cobros, pagos y riesgo

Los documentos de venta pueden llevar estado de pago, forma de pago, entregas a cuenta y seguimiento de importes pendientes.

21. Imprimir y enviar

Los documentos pueden imprimirse, descargarse o enviarse por email, según permisos y configuración.

Acción	Uso
Imprimir	Genera el documento para entregar, archivar o revisar.
Enviar por email	Permite mandar el documento al cliente.
Ticket simplificado	En facturas simplificadas puede usarse formato ticket.
Factura electrónica	Puede generar XML FacturaE/FACE si está configurado.
LOPD y condiciones	Puede incluir textos legales o condiciones de venta.
Dropshipping / envío anónimo	Puede marcar el documento como envío anónimo si procede.

Plantillas de impresión

La plantilla controla la presentación del documento: logo, columnas, textos, formato visual, datos mostrados y decimales. Puede haber plantillas diferentes para facturas, albaranes, pedidos o presupuestos.

22. Firma

El documento puede firmarse para dejar constancia de aceptación, entrega o conformidad. La firma puede guardarse en el documento y, si el cliente lo tiene activado, también como firma habitual en su ficha.

23. Notas, historial y seguimiento

El módulo permite trabajar con notas visibles, notas internas e historial de acciones.

24. Ejemplos paso a paso

Ejemplo 1: crear una factura normal

1. Entrar en facturas y pulsar crear.
2. Seleccionar el cliente.
3. Revisar serie, fecha, forma de pago, moneda, agente y transporte.
4. Añadir productos o servicios.
5. Revisar cantidades, precios, descuentos, IVA, recargo, IRPF y portes.
6. Imprimir o previsualizar si se desea.
7. Cerrar la factura cuando sea definitiva.
8. Enviar por email o generar formato fiscal/electrónico si corresponde.

Ejemplo 2: crear una factura rectificativa

1. Abrir la factura original ya emitida.
2. Pulsar la opción de rectificativa.
3. Indicar el motivo: devolución, error de precio, error fiscal, etc.
4. Seleccionar la serie rectificativa correcta.
5. Revisar la rectificativa generada.
6. Cerrar la rectificativa para que tenga validez.

Ejemplo 3: convertir un presupuesto en factura

1. Crear y enviar el presupuesto al cliente.
2. Cuando el cliente lo acepta, cerrar el presupuesto.
3. Pulsar convertir a factura.
4. Revisar la factura creada.
5. Cerrar la factura cuando esté correcta.

Ejemplo 4: convertir varios albaranes de un cliente en una factura

1. Entrar en la opción de crear factura sumando documentos.
2. Filtrar por fechas, cliente, estado de pago o tipo de documento.
3. Seleccionar los albaranes a facturar.
4. Elegir si se agrupa por cliente, por forma de pago o por documento.
5. Generar la factura.
6. Revisar líneas, portes y pagos antes de cerrar.

Ejemplo 5: duplicar una factura anterior

1. Abrir el documento que se quiere repetir.
2. Pulsar duplicar documento.
3. Seleccionar el cliente destino si procede.
4. Revisar todos los datos del nuevo documento.
5. Modificar líneas, cantidades, precios o portes.
6. Cerrar solo cuando el documento nuevo esté correcto.

Ejemplo 6: factura con portes como suplido

1. Crear o abrir el documento.
2. Añadir productos y revisar totales.
3. En el apartado de portes, marcar tratar portes como suplido.
4. Introducir el importe del suplido.
5. Comprobar que no calcula IVA sobre ese importe.
6. Cerrar el documento si todo es correcto.

Ejemplo 7: cliente con IRPF

1. Verificar que el cliente tiene IRPF activado y porcentaje correcto.
2. Crear la factura normalmente.
3. Añadir servicios o productos.
4. Revisar que el total descuenta el IRPF.
5. Cerrar y enviar.

Ejemplo 8: factura con recargo de equivalencia

1. Verificar que el cliente tiene recargo activado.
2. Añadir productos con IVA aplicable.
3. Revisar que aparece el recargo junto a la cuota de IVA.
4. Cerrar la factura cuando sea correcta.

Ejemplo 9: documento con preparación de almacén

1. Crear el pedido, albarán o factura.
2. Añadir productos con almacén y lote correcto.
3. Cerrar el documento cuando esté listo.
4. Crear o abrir el ADP.
5. El operario prepara, valida o registra incidencias.

Ejemplo 10: importar un albarán de venta desde PDF

1. Entrar en importación documental y arrastrar el PDF.
2. Elegir el tipo de documento que se quiere crear, por ejemplo albarán.
3. Revisar fecha, número, cliente, dirección de envío y totales.
4. Comprobar las líneas detectadas y la coincidencia con productos del catálogo.
5. Confirmar la dirección logística si el documento trae una dirección de entrega.
6. Importar y revisar el documento creado antes de cerrarlo.

Ejemplo 11: cliente pide un producto sin stock

1. Desde el documento, abrir el panel de ventas o consultar alternativas.
2. Si el artículo aparece sin stock, usar la opción de pedir para cliente.
3. Indicar las unidades solicitadas y la condición de precio aceptada por el cliente.
4. Gestifácil crea o reutiliza un pedido abierto del cliente para dejar constancia.
5. Compras puede revisar posteriormente las solicitudes pendientes y agruparlas por proveedor.

25. Checklist de implantación

Revisión	Por qué es importante	Hecho
Series de facturación	Evita errores de numeración en normales, proformas, simplificadas y rectificativas.	□
Plantillas de impresión	Controlan formato, datos visibles y decimales.	□
Decimales	Definir cantidades, precios, bases, IVA, portes y total.	□
Clientes	Verificar CIF, dirección, tarifa, forma de pago, impuestos y email.	□
Impuestos	Configurar IVA, recargo, IRPF, exenciones e ISP.	□
Productos	Revisar precios, IVA, stock, trazabilidad, lotes y unidades.	□
Transportes	Configurar portes, zonas, suplidos y portes gratis.	□
Formas de pago	Permiten controlar cobros, recibos y vencimientos.	□
Email	Configurar envío automático y plantillas si se usa.	□
Fiscalidad electrónica	VeriFactu, TicketBAI, SII, FacturaE/FACE si aplica.	□
Almacenes	Revisar stock, ubicaciones y preparación.	□
Criterio de salida de stock	Definir si se usará FIFO, LIFO o caducidad según el tipo de mercancía.	□
Direcciones logísticas	Revisar sucursales, direcciones de entrega y si la mercancía se entrega en el mismo país que el almacén.	□
Importación documental	Configurar plantillas, revisión de OCR/IA, CSV, Excel y control de duplicados si se va a importar documentación.	□
Asistente de ventas	Revisar ventas anteriores, habituales, ofertas, equivalentes y solicitud de productos sin stock.	□
Usuarios y permisos	Controlar quién puede cerrar, borrar, convertir, cambiar precios, importar documentos o rectificar.	□

26. Preguntas frecuentes

¿Puedo cambiar una factura después de cerrarla?

Si es una factura fiscal normal, simplificada, rectificativa o de terceros, no debe reabrirse. Si hay un error, se crea una rectificativa.

¿Una proforma es una factura fiscal?

No. La proforma funciona como documento informativo o borrador. Puede servir para comunicar importes al cliente, pero no sustituye a una factura fiscal.

¿Puedo convertir un presupuesto directamente en factura?

Sí, siempre que el flujo y permisos lo permitan. También puede pasar por pedido o albarán.

¿Puedo facturar varios albaranes juntos?

Sí. Se pueden seleccionar varios documentos y generar facturas agrupadas según cliente, forma de pago y opciones elegidas.

¿Cómo sé qué decimales se aplican?

Primero manda la plantilla del documento. Si no tiene, manda la plantilla por defecto del tipo de documento. Si algún decimal no está definido en la plantilla, se usa el decimal del cliente. Si el cliente no tiene un valor válido, se usan 2 decimales.

¿Los portes siempre llevan IVA?

No. Pueden tratarse como base con IVA o como suplido sin IVA, según el caso.

¿Puedo vender sin stock?

Sí, si el producto o la configuración permite vender sin controlar stock. Si el producto controla trazabilidad, debe elegirse correctamente lote, almacén y disponibilidad.

¿Qué pasa si una factura tiene VeriFactu?

Debe respetarse el estado fiscal y no modificarla como un borrador. Los errores se corrigen por el circuito fiscal correspondiente.

¿Puedo firmar un documento?

Sí. El documento puede guardar firma para aceptación, entrega o conformidad.

¿Puedo enviar documentos por email automáticamente?

Sí, si el cliente y la empresa tienen activada la configuración de envío correspondiente.

¿El sistema puede importar documentos desde OCR o IA?

Sí. Gestifácil puede trabajar con PDF electrónico, documentos escaneados, imágenes, CSV y Excel. Cuando el documento necesita reconocimiento, puede apoyarse en OCR e IA para extraer cabecera, líneas, productos y totales, siempre con revisión antes de crear el documento final.

¿Al importar ventas se respeta el stock FIFO?

Sí, si la empresa tiene configurado FIFO y el producto controla stock. Las líneas importadas usan la misma lógica de stock que una venta creada manualmente. Si la empresa trabaja por caducidad o LIFO, se aplicará el criterio configurado.

¿Dónde se cambia FIFO, LIFO o caducidad?

Lo debe revisar un administrador en la configuración de artículos de la empresa, en la opción de forma de quitar stock. La elección debe hacerse según el tipo de mercancía: FIFO para rotación normal, caducidad para productos con fecha y LIFO solo en casos concretos.

¿Qué ocurre si la dirección de envío afecta al IVA?

Gestifácil permite guardar direcciones de entrega y marcar si la mercancía se entrega en el mismo país que el almacén. Esta información ayuda a revisar el IVA en ventas intracomunitarias, exportaciones o entregas especiales.

¿Puedo pedir un producto para un cliente si no hay stock?

Sí, si la empresa activa el flujo de venta asistida. El vendedor puede dejar una solicitud en un pedido abierto del cliente, indicando unidades y condición de precio aceptada. Después, compras puede revisar esas solicitudes y decidir cómo agrupar los pedidos a proveedor.

27. Qué diferencia a Gestifácil en documentos de venta

Gestifácil destaca porque conecta funciones que normalmente se gestionan por separado. El documento de venta no es una pantalla aislada: está enlazado con clientes, productos, stock, lotes, almacenes, direcciones de entrega, preparación, cobros, importación documental, fiscalidad y seguimiento.